名单是提前十天报给酒店的，二十二桌，酒店的合同上写着按实际桌数结算。婚礼当天中午，签到进行到一半，表妹拿着登记表过来找她，说有几家客人带着人一起来了，人数比名单上多了四口，主桌那边已经挤不下。她当时正在补妆，手里的口红停了一下。

表妹拿着表过来的那一刻

她把口红放下，先问了一句加没加椅子。表妹说加了，但主桌那一桌特别显眼，加两把椅子之后看着很挤。她想了几秒，让表妹把那两位客人安排到离主桌最近的第二桌，并且请一位家里人过去陪着坐下。

人数为什么总会浮动

名单是静态的，来的人是动态的。有人带着家属一起来没有提前说，有人本来答应来临时有事不来，也有人把孩子带上了。这些变化都出现在最后几天，而这时候场地的安排已经定下来了。

合同里的桌数怎么定

通常的写法是按实际桌数结算，先报一个预估数字，酒店按这个数字备料和排人手。这个写法对新人是友好的，但前提是要把预估数字报准，并且留出足够的弹性。

弹性要留多少

按预计到场人数的一成准备弹性比较稳妥。也就是说二百人的婚礼，按二百二十人的准备量去和酒店沟通，包括桌椅、餐具和备用的餐位。多准备的部分如果没有用上，通常不会产生全额的费用。

按实际桌数结算要注意什么

要注意两件事：一是加桌的时间要求，二是加桌之后的上菜顺序。有的酒店规定开场前三十分钟之后不能再加桌，有的加桌会排在所有桌的后面上菜。这两条提前问清楚。

上菜数量怎么调

人数增加之后，最快的处理方式是加几个菜的量，而不是重新排一桌。可以先按每桌多两个人的量加，看看整体够不够。这种方式不用重新安排座位，也不用等新的一桌开席。

备用位置要提前留

在每一桌的附近留一到两个空位是最灵活的办法。空位不需要摆餐具，临时有人来的时候加一把椅子、补一套餐具就行，看不出痕迹，也不影响整桌的观感。

备用桌怎么设立

除了分散的空位，再单独设一到两桌备用。位置安排在靠边、靠后的区域，桌上正常摆放但可以延迟上菜。如果最后没有人坐，把餐具和花撤走，整个厅也不会显得空。

桌椅的临时增加

酒店的椅子和餐具通常有备用量，但要提前确认备用的数量够不够。桌椅的增加需要人手搬运，所以加桌的事情要早说，越接近开席，能调动的人越少。

餐具和餐位的补齐

加一个位置看起来简单，实际要补的东西不少。

• 椅子、餐具、杯子和筷子
• 餐巾、湿巾和一份菜单
• 茶杯和酒杯，两套杯子最容易漏
• 座位卡，如果这一桌有的话

最好由一个人专门负责加位，加完再回头检查一遍。

临时加的人往哪里安排

优先安排到有空位、并且关系相近的桌上。比如同一家的亲戚，可以拆成两个相邻的桌；同事来了家属，可以安排在同事桌的附近。避免把人单独放在一桌陌生人中间。

主桌坐不下怎么处理

主桌的人数最好控制在八人以内并且不留弹性，因为主桌加椅子最显眼。如果确实来的人多，可以把其中关系稍远的两位安排到紧邻主桌的位置，由一位家里人陪同。

主桌的弹性要提前想

如果预计主桌可能超员，可以在事前就把名单排松一点，留出两个空位。或者干脆把主桌分成两张，两边各坐一部分长辈，这样任何一边多来两个人都不至于挤。

报到时的登记很重要

签到时候不要只记名字，还要记人数。一家三口来两个人，和一个人来三个人，对席位的需求完全不同。登记表上留一栏人数，现场就能立刻知道总量。

谁来决定加桌

加桌的决定权要明确到一个人，通常是负责统筹的督导或者家里最管事的长辈。多人同时下决定，会出现重复加桌或者互相等待的情况。

和酒店沟通的时机

人数出现明显变化的时候要立刻沟通，不要等到开席前十分钟。越早说，酒店能调整的空间越大，上菜的顺序也越容易安排。

加桌之后的上菜

加桌的上菜一般排在正常桌之后，这是行业的惯例。如果这一桌坐的是长辈或者重要客人，可以请酒店优先照顾，或者先从其他桌调两个菜过去。

加桌的费用

加桌的费用按实际单价计算，包含菜和餐具。有的酒店会额外收服务费，有的不会。问清楚之后，心里对总花费就有数了。

孩子算不算一个人

多数酒店按人头计算，孩子也占一个人的位置，尤其是需要儿童餐和座椅的时候。有的酒店对很小的孩子不单独计费，这一条在下单的时候问清楚。

素席和特殊餐

有素食需求或者忌口的客人，要单独登记，并且提前告诉酒店。素席一般按人头单独做，临时加的人如果有需求，也要一并提出。这一类需求提前一点说，酒店都能安排。

有事不来的客人怎么算

答应来但没来的，如果已经按人数备了料，酒店通常照算。这也是为什么弹性要按一成准备，而不是按空出来的位置重新算。

席位表的快速调整

现场调整的时候，用一支笔在打印出来的席位表上标注比重新做表快得多。标注之后要立刻同步给引导员，让他们知道新的安排。

引导员是现场的关键

引导员手里有名单和笔，客人来了以后先看名字再决定往哪带，发现多出的人马上记下来，并且通知负责统筹的人。这个环节顺了，现场的调整就会很轻。

敬酒时的桌数核对

敬酒之前核对一遍桌数，看看有没有临时增加的桌子。桌号如果变了，敬酒的路线也要跟着调整，避免漏掉某一桌。

人数的记录要留档

把最终的实际到场人数记下来，包括临时增加的部分。这份记录在结算的时候用得上，也能作为下次办宴席的参考。

结算时的核对

结算的时候把合同上的预估桌数、实际桌数和加桌的费用逐项核对。特别注意加桌的时间点，因为这关系到费用怎么算。

预算要留出余量

宴席的预算最好留出一成左右的余量，专门应对人数浮动。这笔钱不一定要花掉，但留着心里踏实，现场做决定的时候也不至于犹疑。

她那天怎么处理的

她把多出来的两位客人安排到了主桌旁边的第二桌，又请自己的舅舅过去陪坐。后面陆续又来了几位，都安排在了预留的位置上。婚礼结束后结算，实际比预估多了一桌半，还在预算的余量里。

事后算下来

她事后复盘，觉得最有用的一条是每一桌都留了一到两个空位。这个安排几乎不花成本，却让现场所有的临时变化都变得容易处理。

给下一场

回门宴的桌数少，浮动会更明显。可以按同样的思路，按预估人数的一成留弹性，同时在每一桌旁边留一两个位置，现场就不会手忙脚乱。

回到你手上

桌数按预计到场人数的一成留弹性，并提前确认酒店加桌的时间限制和上菜顺序。在每一桌旁边留一到两个不摆餐具的空位，是最省成本的缓冲。签到登记要加一栏人数，方便现场统计总量。加桌的决定权明确到一个人，出现变化立刻和酒店沟通。孩子一般按人头计费，素食和忌口要单独登记。宴席预算留一成余量。

类似情况怎么处理

客人比预计多，能临时加桌吗

多数酒店可以，但要在开场前一定时间内提出，而且加桌通常排在正常桌之后上菜。更稳妥的做法是提前留出一到两桌的位置，需要的时候直接启用，不需要也看不出痕迹。

加桌的费用怎么算

一般按桌的单价计算，包含菜品和餐具，有的酒店另收服务费。签合同的时候问清楚加桌的价格和计费方式，现场决定的时候就不会因为费用而犹豫。