桌数报少了，多来的客人只能站着；报多了，空桌摆在那里比什么都难看。真正难的是一周之前就要报数，而那时候总还有几家没回话。留几桌备用，就是这个矛盾的缓冲。

备用桌是留给谁的

主要留给三类：临时跟着来的亲属、没回话但可能到的人、以及主家自己的远房亲戚。别把它当成随便加人的额度。

常见做法	更稳做法
谁来了都能加	只留三类人
不做区分	提前定规矩

先定清楚留给谁，备用才有意义。谁都能加，最后一定不够。

一般留几桌

二十桌以内留一到两桌，三十桌左右留两到三桌，五十桌以上按一成留。桌数越多，绝对值越大。

常见做法	更稳做法
一律留一桌	按比例留
一桌不留	至少留一桌

按比例留，是最实用的算法。一律留一桌，大场面一定不够。

备用桌要不要先付钱

多数酒店要求先付定金，撤桌时退菜钱不退定金，也有按半价算的。这一条一定要在合同里写清。

常见做法	更稳做法
以为不花钱	先问怎么算
口头约定	写进合同

先问清算法，再决定留几桌。只靠口头，撤桌时容易吃亏。

什么时候能确定撤不撤

一般开席前两小时是最后的确认点，有的酒店可以到开席前一小时。越晚确认，可退的部分越少。

常见做法	更稳做法
前一晚就定死	问清最后时点
当天临时看	提前两小时定

问清最后时点，能多一分余地。前一晚定死，第二天就动不了。

桌数怎么估

按请柬发出数打八折，再按回话率往上修。老一辈说「发十到八」，这个经验在很多地方仍然管用。

常见做法	更稳做法
按发出去的数量	打八折再修
凭感觉定	按回话统计

按回话统计，比凭感觉准。按发出数报，几乎一定多。

临时多来一桌怎么办

先看有没有撤掉的备用桌可以补，没有再和酒店商量加桌。加桌的菜通常比原价贵，也未必有一样的菜。

常见做法	更稳做法
当场要求加	先调备用桌
让客人挤一挤	提前问加桌价

先调备用桌，是最快的解法。当场要求加桌，厨房未必接得住。

备用桌的菜怎么算

有的按整桌算，有的只算菜钱不算服务费。问清之后，再决定备用桌摆几道菜、要不要上全席。

常见做法	更稳做法
一律按整桌	问清算哪几项
不细问	只算菜钱更省

只算菜钱，往往能省一笔。一律按整桌，撤桌时退得也少。

少来很多人怎么办

空出来的桌可以改成工作人员餐、司机餐，或者打包给帮忙的亲友。空着最浪费，用起来反而体面。

常见做法	更稳做法
空着不动	改作工作餐
硬拉人坐满	打包送人

改成工作餐，是最不浪费的处理。硬拉人凑桌，反而让客人尴尬。

空桌怎么处理才不难看

撤掉多余的餐具、把椅子撤走一部分，桌面留一点装饰，看起来就不像空着。整桌原样摆着最显眼。

常见做法	更稳做法
原样摆着	撤椅撤餐具
用布盖住	放一束花

撤掉多余的椅子，观感立刻不同。原样摆着，一眼就看出没坐满。

回礼要不要按最多算

回礼按报数加备用桌的总数备，宁多勿少。少了当场补不上，多了还能留作纪念或者送人。

常见做法	更稳做法
按报数备	加上备用桌
按实到算	多备一成

多备一成，是最省心的做法。按实到算，最后一定差几份。

座位表怎么留余地

每桌留一到两个空位，不要排得满满当当。临时来的人有地方坐，也不用整桌重排。

常见做法	更稳做法
每桌排满十人	每桌留一位
精确到座	只排到桌

只排到桌、不排到座，随意性最大。精确到座，一有变动就要重来。

和酒店怎么约定

把三件事写进合同：备用桌几桌、撤桌最晚几点、撤了怎么退。三件事写清，当天就不必争。

常见做法	更稳做法
只谈总桌数	单列备用条款
现场再议	提前写清

单列备用条款，是最容易被忽略的一步。现场再议，通常只能听酒店的。

主家亲戚最容易超

自家这边的亲戚往往不提前回话，来的却不少。估桌数时把自家这边单独加一桌余量，最保险。

常见做法	更稳做法
两边一样估	自家多加一桌
只信回话	按亲疏分

自家这边多加一桌，几乎每次都用得上。按回话估，容易漏。

备用桌摆在哪里

摆在靠门口或者靠侧墙的位置，撤起来不惊动主区。摆在正中间，撤桌时全场都看得见。

常见做法	更稳做法
摆在主通道旁	靠门口侧墙
混在中间	单独一片

靠边摆，撤的时候才不显眼。混在中间，撤一桌全场皆知。

事后怎么复盘

散场后记下三件事：实到几桌、备用桌撤了几桌、哪一类人超了。下次帮别人张罗，这组数最有用。

常见做法	更稳做法
结束就忘	记三个数
只记总数	分类记

记下这三个数，比记总桌数有用得多。只记总数，下次还是会估错。

回到你手上

回到你手上：留几桌、怎么退、摆哪里，三条先留好。

顺序	要留的事	怎么落
一	留几桌	二十桌留一两桌，五十桌按一成留
二	怎么退	合同写清撤桌时点和退费方式
三	摆哪里	靠门口或侧墙，撤起来不惊动主区

类似情况怎么处理

备用桌一桌都没用上，钱能全退吗？

多数只能退菜钱，定金和服务费不退。签约时把退法写清，能退的部分尽量写明，当天撤桌时才不至于全部作废。

来的人比预估多很多，一定是估错了吗？

多半是自家亲戚没回话。下次按「长辈那边单独加一桌」估，比按请柬数量折算更准，尤其是老家亲戚多的场次。