最少要有六栏：姓名、称谓、关系归属、到场人数、联系方式、座位号。这六栏决定了从发请柬到现场引座的每一个动作能不能跑通。很多人的名单只有姓名和电话，到了排座次、算桌数、安排接送的时候，才发现信息不够用，只能挨个打电话重问一遍。名单不是通讯录，是一张要贯穿整个筹备期的工作表。
姓名和称谓
第一栏写姓名，第二栏写该怎么称呼。
现场引座、司仪介绍、敬酒打招呼都要用到称谓，只写名字，工作人员不知道怎么开口。
写成「张建国（张叔）」这样的格式，长辈的称谓要问到本人或者家属确认，别自己猜。
关系归属
每位宾客要标明属于哪一方、哪一类关系。
男方亲戚、女方亲戚、男方同事、女方同学，这几类人的座位区完全不同，不标就没法排。
用简短的标签标注，比如「男亲」「女同」，配合颜色底纹，一眼就能筛出来。
联系方式
电话要留，但不必人人都留。
需要接送、需要确认到场、临时有变动的人，必须能第一时间联系上，这是名单最实用的功能。
长辈、外地宾客、需要接送的，电话必填；同城年轻朋友可以只留一位联络人。
到场人数
要写清楚来几位，不是一位。
请柬写「携家属」，实际来两位还是四位，直接决定桌数，差一桌就是几千块的差别。
名单里单独一栏写人数，发请柬后两周内逐个确认，确认结果填进这一栏。
是否带孩子
带孩子来的要单独标注。
孩子需要儿童座椅、需要清淡的菜、需要一点活动空间，这些都要提前和场地说。
标一个「带娃」的记号，同时记下孩子的年龄，方便准备小礼物和座位。
饮食禁忌
有忌口的一定要标出来。
素食、不吃牛羊肉、对海鲜过敏、有慢性病忌油盐，这些信息如果没传达到厨房，当天很难补。
在名单里加一栏备注，汇总之后提前一周交给酒店，让他们单独安排几份。
是否需要接送
外地和年长的宾客要标接送需求。
机场、高铁站、酒店、场地之间的动线，需要提前排车，人一多就是一套调度。
标注「需接站」「需送站」，写明车次或者航班时间，汇总给管车的伴郎统一安排。
是否住宿
外地的要标住宿安排。
房间数量要在婚礼前两周定下来，酒店房间越晚订越贵，也越难凑齐同一层。
标「已订房」「自行安排」，已订的写上房间号和入住日期，退房时不容易漏。
礼金登记
名单留一栏记礼金。
礼金要记清是谁送的、多少，日后回礼要用，很多人当场记在纸上，事后对不上。
这一栏只写数字和收款人编号，不写具体金额在公开版本上，避免名单外流造成尴尬。
座位号
排完座次要把桌号填回名单。
名单和座位图是两份文件，不合并就会出现名单上有的人找不到座位、座位上有的人不在名单里。
排完座次立刻回填，回填之后再打印一次，用这一份做现场引座的依据。
谁邀请的
要标明这位宾客是谁请的。
父母的朋友、新人的朋友混在一起，出了状况不知道该找谁协调，回礼也不知道该由谁出面。
加一栏写邀请人姓名，同一个邀请人的宾客尽量安排在同一区域。
是否已确认
每位宾客的到场状态要标清楚。
没确认的人和已确认的人混在一起算桌数，最后不是空桌就是不够坐。
用三种状态：已确认、待确认、不能到场，每隔几天更新一次，待确认的集中催一遍。
特殊身份标注
有特殊身份的宾客要单独标。
单位领导、长辈中的长辈、媒人、证婚人，这些人的座位和接待规格和其他人不同。
在名单里用醒目的记号标出，同时列一张小表交给司仪和知客，让他们提前记住。
用表格不用聊天记录
名单要用表格，不要散在聊天记录里。
在聊天里一条条确认，信息是碎片化的，要统计人数的时候得往上翻几百条消息。
用一份在线表格，几个人同时填，填完导出打印，所有改动留在一个地方。
隐私要保护
名单里的电话和礼金不要外传。
这份表一旦流出去，宾客的联系方式会被各种人拿到，礼金数额被议论更是大忌。
只给核心筹备人员看，打印版用编号代替电话，散场后把纸质版收回或者销毁。
打印两份
名单至少打印两份。
签到台一份用来核对，知客手里一份用来引座，两边同时用一份会互相扯。
两份内容一致，签字笔各配一支，现场勾选之后收回，作为后续核对的原始记录。
现场要核对
签到时要逐位核对名单。
名单上没名字的宾客突然出现，是最常见的现场状况，没有核对机制就会卡在门口。
签到台负责勾选，遇到名单外的宾客当场记在备用页上，写上姓名和人数，散场后补进总表。
事后要归档
婚礼结束后名单要整理归档。
回礼、满月酒、乔迁，后面还有很多场合要用到这份名单，丢了等于重新收集一遍。
把最终版存成电子档，标注日期，和礼金账本放在一起，纸质版收进婚礼纪念箱。
一句话记住
名单至少六栏：姓名称谓、关系归属、到场人数、联系方式、饮食禁忌、座位号。带孩子、要接送、要住宿的单独标注，礼金和身份信息只给核心人员看。名单和座位图要合并，打印两份，现场勾选，散场归档。
相关问题
问：宾客不愿意透露人数怎么办？
按上限预留，再留富余。可以说明「按您方便的人数准备位置」，同时按可能的最大值排座，多留一到两个空位。多数人不是不愿意说，而是还没定下来，临近婚礼前三天再确认一次，这时候基本都能给准数。实在问不出来，就按两位计算，现场加座。
问：名单用什么工具做比较好？
用支持多人同时编辑的在线表格最省事。筹备涉及双方家庭、伴郎伴娘、策划师，一个人维护一份本地文件很容易出现多个版本，改到最后不知道哪份是新的。在线表格所有人填同一份，改动实时同步，需要打印时导出即可。避免用聊天记录当名单，那是最容易出错的方式。