请柬发出去两周，回执只回来一半，剩下的既没答应也没推辞。酒店那边催着确认桌数，因为下个月就是旺季，位子不能一直虚着。你翻着名单一遍遍算，多算一桌怕浪费，少算一桌怕客人来了没地方坐。菜单和桌数绑在一起，桌数定不下来，后面的事全都排不动。
先把不确定分成三类
回执没回来，不等于态度不明。把它拆成三类就清晰多了：
- 已知会来的，直接锁定。
- 明确说来不了的，直接划掉。
- 没回音的，按可能性再分高、低两档。
分类之后你手上就有了一个区间，而不是一个空白的问号。
回执为什么总收不齐
回执收不齐是常态。有人觉得口头答应了就算数，有人怕答复了又被追问，还有人是在等家里确认行程。与其抱怨，不如把回收动作做实：留一个专门的联系人，留一个明确的截止时间，再留一次电话确认。三个动作做完，回收率通常能到八九成。
桌数怎么算才有余量
按每桌十人计算，把确定的宾客数除以十取整，再按不确定人数的一半加桌，最后补一到两桌备桌。这样算出来的数字会比直觉略多，但比现场加桌从容。旺季的酒店很难临时加位，宁可多留，也不要赌客人不来。
给回执设一个明确截止日
截止日建议定在婚礼前三到四周，理由要说清楚：酒店需要在某个日期前确认桌数和菜单，过期不再保证位置。把这句话写进请柬或电子邀请里，比反复催问有效。截止之后仍陆续答复的，按加桌流程处理，不再改动主表。
谁来负责催回执最合适
这件事不适合新人自己做。可以交给一位做事细的伴郎或亲戚，给他一份名单和一段统一话术，例如酒店那边要确认一下人数，方便的话今天回一句就好。这个人只负责收集，不做判断；有拿不准的，再交回两位新人决定。
确定人数之后怎么排桌
排桌的先后顺序可以照下面来：
| 顺序 | 处理对象 | 要点 |
|---|---|---|
| 一 | 主桌与长辈 | 优先确定，最不能临时调整 |
| 二 | 伴郎伴娘与同事 | 安排在便于互动的区域 |
| 三 | 亲戚各家 | 尽量整家坐一桌，避免拆散 |
| 四 | 关系一般的宾客 | 最后填缝，可灵活调整 |
先固定不动的，再安排灵活的，改动时就不会牵一发而动全身。
儿童和老人要单独算
儿童椅、儿童餐、母婴区和无障碍通道都要提前统计。带小孩的家庭如果和没有孩子的一桌混坐，往往两边都吃不好，可以按有无儿童分区安排。老人尽量安排在离出口和洗手间近、不吹风的位置。这些细节在收集回执的阶段一并问清，比当天临时找椅子容易得多。
临时多出来的客人怎么办
婚礼前一天或当天还有人临时带家属来，属于常见情况。建议准备两桌备桌，并提前和酒店讲明备桌的收费标准。现场由那位负责联络的人统一登记，引导到备桌就座，不要让宾客自己找位子。人数超出备桌时，请酒店在相邻区域加位，尽量保持每桌的人数匀称。
桌号怎么编才让人好找
桌号按区域加编号，例如东区一桌、西区三桌，比纯数字更容易找到。签到台旁边立一块总览图，标出洗手间、母婴区、甜品台的位置。长辈桌可以在名单上单独标注，由迎宾人员直接引到位，省去在通道上左右张望的时间。
确认之后要留一份可改的版本
桌数一旦报给酒店，就以此为基准，但自己手里要留一份随时可改的版本。用表格记录姓名、是否到场、随行人数、忌口和座位区域，任何变动都在这份表上改，不要靠记忆。酒店要的只是数字，你需要的是一份能追溯到每个人的名单。
回执里的忌口信息别丢
很多人回了人数却没提忌口，到了桌上才发现有人不吃海鲜或对坚果过敏。可以在收尾电话里补问一句，或者请宾客在回执上顺手注明。统计出来之后，在菜单上做两样替换，或者单独安排一桌，比现场解释管用。
回执用什么方式收
回执的收集方式要统一，否则容易乱。可以固定一种，例如消息回复加姓名和人数，或者用一张在线表格让宾客自行填写。统一方式的好处是信息格式一致，统计时不必再逐条辨认。写好的模板先发给自己测试一遍。
把名单做成一张表
名单建议做成表格，列上这几项：
| 列 | 用途 |
|---|---|
| 姓名 | 与请柬写法保持一致 |
| 关系 | 便于排桌 |
| 人数 | 统计桌数 |
| 忌口 | 与厨房沟通 |
| 区域 | 确定座位 |
任何变动都在这张表上改，同时另留一份报给酒店的汇总版。
桌数报给酒店之后还能改吗
多数场地允许在一定时间之前调整，过了节点就只能加不能减。具体的时间点要写进合同。报数时可以先报一个略大的数字，临近婚期再按最终名单下调，这样比从小往大加要容易谈。
给回执不齐的三种情形收尾
收尾时通常会遇到三种人：一直不回消息的，回了但人数模糊的，以及临时才确定的。处理方式分别是电话确认后按不来算、请对方给出一个确切人数、以及按加桌流程处理。分情形对待，名单才不会反复变化。
最后一周怎么收口
婚礼前一周把名单锁死，把这版直接交给酒店和迎宾人员。此后只处理极少数变动，其余一律按原表执行。锁死之后不再反复调整，是为了让负责迎宾和收礼金的亲友手上有一份可信的依据。
回到你手上
回执收不齐是常态，重点是把人分成确定的、明确不来的和没回音的三档，把没回音的一半算进桌数，再加两桌备桌。给回执设一个明确截止日，把催收交给一位专人。桌数确认后锁死名单，留一份可追溯的版本，后面所有安排都按它走。
类似情况怎么处理
回执一直不回来，可以直接按不来算吗
可以，但要留一道确认。截止日之后，请负责联络的人打一次电话确认，仍未答复的按不来处理。这样既不会无限拖延，也不会因为漏掉一句答复而少了位置。
备桌一定要花钱吗
各家不同。有的酒店备桌不启用不收费，有的按半价或成本价收取。签合同时把这条写清，并约定最晚取消备桌的时间，就能把成本控制在可预期的范围内。