订场地的时候按名单算了一遍，两个人加起来是十九桌，报二十桌留了一桌备用。婚礼当天上午十点半，签到刚开始，负责接待的伴郎过来说已经坐满了，走廊上还站着人。她翻了一下签到本，才发现不少人是带着家人一起来的，名单上只写了一个人的名字。酒店临时加了八张桌子，摆到了厅尾和通道两侧。
开席前才发现人比名单多
这种情况在婚宴上很常见。原因不复杂：名单记的是「邀请的人」，实际到场的是「到场的人」，中间差着家属、孩子和临时带的人。
桌数是怎么估出来的
多数人是把两个名单加一遍，再减掉明确说来不了的。这个算法漏了一样东西：每位宾客默认会带几个人。
估桌数的常用方法
按人头估桌数，而不是按名字数。通常的换算是：每位成年宾客按一点二到一点五个人头计，有孩子的家庭按一点五到两个人头计。
回执怎么收集才准
回执要问三个问题：来几位、是否带小孩、是否需要安排座位。只问「来不来」，得到的数字必然偏少。
不确定的名单怎么处理
把名单分成三档：确定来的、可能来的、确定不来的。确定来的算全数，可能来的按七成算，确定不来的清零。这样估出来的桌数比较接近实际。
备桌要提前谈
备桌是控制风险最有效的手段。签约时谈好可以预留几桌、什么时候确认、以及不加的话怎么处理。
备桌的常见规则
多数酒店允许预留两到五桌，前一天或者当天中午之前确认是否启用。不启用一般不加钱，启用了按实结算。
加桌的费用怎么算
临时加桌通常按原单价上浮，有的酒店还会另收加急服务费。这些在签约时问清，写进协议比临时谈更省事。
加桌的菜品会打折
临时加桌的菜品往往由厨房临时配，菜量或者食材规格可能不如预定的那一批。可以要求按同一菜单执行，并在结算前核对。
场地的容量上限
每个厅都有最大容纳桌数，超过之后消防和通道都不允许。所以加桌也不是无限的，问清上限，心里有数。
加桌摆在哪里
常见的位置是厅尾、通道两侧、或者厅外的小厅。摆的时候注意不要挡住上菜通道和疏散通道。
席位表怎么排才不出错
排桌的原则是把关系近的安排在一起：同事一桌、同学一桌、亲戚按家庭为单位。每桌留一到两个空位作为机动，遇到临时到场的客人就有位置可放。
开席前再核一次
正式开席前十分钟，让负责调度的人沿着厅走一圈，看哪几桌还有空位、哪几桌已经坐满。这一次核对能把最后几个还没落座的客人安排进去，也能提前判断要不要加桌。
当天签到要专人对接
签到台至少安排两个人，一个负责签到、一个负责引导入座。只有一个人，很快就堵住了。
签到台要准备什么
- 分好类的签到本或者席位表
- 空白席位卡与座位标签
- 笔、双面胶、剪刀
- 一份备用名单
- 与酒店对接人的联系方式
- 加桌的确认单备用份
现场调度要有一个人
指定一个人专门负责现场调度，对接酒店、处理加桌、协调座位。这个人不能是新郎新娘，也不能是主婚人。
超员的应对办法
三种办法：加桌、并桌、以及把关系近的客人安排到已有桌的加座。加桌最省事，但受容量限制；并桌要看客人之间的关系。
座位紧凑安排的做法
每桌标准是十人，实际坐十一个人并不拥挤。遇到零散的超员，优先在熟人的桌上加座，比新开一桌划算。
儿童和随行人数怎么估
有孩子的家庭通常按两个到两个半人计。带孩子来的宾客往往提前离席，所以这类桌可以排在靠外的位置。
临时来客怎么处理
提前定好一句话的说法和位置安排，比如「先请到某某桌坐，我们马上安排」。有准备就不会乱。
主桌和长辈桌不能临时动
这两桌的位置和人数最好一次定死，当天不要调整。动了长辈桌，很容易引起不愉快。
加桌对流程的影响
桌数增加会拉长敬酒的时间。每多两桌，敬酒大约多花十分钟。时间表要预留这一段。
与酒店沟通的时间点
当天上午九点之前先报一次初步人数，十点半之前给最终桌数。这两个时间点是酒店备菜的关键节点。
菜单和加桌的匹配
加桌的菜单要与原菜单一致，包括凉菜数量、热菜数量、主食和甜点。结算时逐项核对，避免按不同标准计费。
酒水的追加
加桌意味着酒水也要追加。自带酒水的要提前备足，用酒店酒水的当场确认价格再开。
费用怎么结算
结账时核对三样：实际桌数、加桌单价、以及有没有其它临时费用。当场核对比事后追查有效。
名单怎么管理
用一个表格统一管理，列出姓名、关系、人数、是否带孩子、联系方式、以及确认状态。名单只留一份，不要多头改。
截止时间要定
定一个回执截止时间，比如婚礼前十天。截止之后来的回复，一律按可能档处理，不再改动主名单。
事后复盘
婚礼后把实际到场人数与预估对照一次，记下偏差比例。这个数字对以后办其他宴席很有用。
这件事的经验
桌数估不准的根源在于用人头算数，而不是用名字算数。按人头估、留备桌、指定单人调度，这三条能解决大部分超员问题。
回到你手上
回到你手上：按人头估桌数，成年宾客按一点二到一点五人计，带孩子家庭按两人计；名单分确定、可能、确定不来三档，可能档按七成算；签约时谈好备桌数量、确认时间和加桌单价；婚礼前十天定回执截止；当天安排两个人守签到台、一个人专职调度；上午九点报初步人数、十点半报最终桌数。
类似情况怎么处理
现场人比预计多很多，怎么办
先看场地容量，能加桌就加桌；不能加就在熟人的桌上加座，每桌加一两个人并不拥挤。同时指定一个人专门对接酒店，新人不要亲自处理。
加桌的菜会不会不一样
有可能，厨房临时配的菜量和规格容易缩水。要求按同一菜单执行，并在结账时逐项核对凉菜、热菜、主食和甜点的数量。