电话是晚上九点多打来的，酒店宴会部的声音很客气：明天的备桌要不要开，需要现在确认。两个人对着一份人数表看了很久，确认到场的有一百七十六人，可名单上还有二十几位没有明确回话。开两桌怕空，不开又怕来人没座位。

九点那通电话

酒店需要提前备菜，所以必须在某个时点确认桌数。这个决定通常落在一对新人手里，而他们掌握的是一份并不完全确定的人数表。

什么是备桌

备桌是为临时到场或者人数估算偏差准备的备用餐位。有的酒店要求提前确认才能开，有的可以现场临时加，规则各家不同。

备桌为什么要提前确认

因为菜品需要提前加工，临时开桌往往只能上简单的菜，或者干脆开不了。所以酒店希望在前一晚就把数字定下来。

备桌怎么收费

常见有三种：开了按正常价格计费、不开则不收费也不上菜、不开也收取一定比例的备餐费。签合同时这三条必须问清。

一般备几桌

经验值是按总桌数的十分之一左右预留，二十桌留两桌比较常见。人数确认度越高，备桌可以越少。

怎么判断要不要开

看两件事：未回话的人数有多少、其中大概有多少会来。如果未回话的超过十人，开一桌比较稳妥。

已确认人数怎么算

按家庭为单位统计更准确：一个三口之家算三个人，一张桌通常坐十人。按家庭算能避免重复或遗漏。

那些不确定的客人

没回话的通常分三类：关系一般、临时可能有事、以及长辈代为邀请但对方没确认的。这三类到场的概率差别很大。

提前确认的技巧

可以在前一天下午集中打一轮电话，只问一句明天来几位。这时候的回答通常比请柬回复准确得多。

短信和电话的分工

先用文字统一问一遍，统计回复；没回的在傍晚补一个电话。文字留痕，电话补漏，两轮下来名单就清楚了。

临时来的人往哪放

如果备桌开了但人数仍超出，可以让酒店在其他桌加位；如果备桌没开也可以请酒店临时在已开的桌上加座位，只是菜品要另行安排。

备桌没开的处理

如果最终没开，提前与酒店确认是否需要通知，以及是否产生费用。有的酒店默认不开，有的会按合同收一定比例。

备桌开了没坐满怎么办

空半桌在婚礼现场很常见，安排亲友分散坐开，或者请工作人员和司机同桌。位置看起来就自然了。

儿童和老人怎么算人头

小孩通常不单独占位，但需准备儿童椅；老人可能提前离席，安排靠门的位置更方便。统计时按实际到场人数算。

工作人员要不要留位

摄影、摄像、司仪团队通常在场用餐，需要预留一桌或者在他们空闲时安排。这一点容易被忽略。

和酒店谈备桌条款

订场地时就把备桌规则写进合同：开桌价格、不开的费用、最晚确认时间、加桌的最晚时限。写在纸上就不必临场争论。

加桌的最晚时间

多数酒店允许当天上午加桌，但菜品可能受限。所以关键的不确定因素最好在前一晚解决。

加桌的价格和菜品

临时加桌的价格通常与原价一致或者略高，菜品可能与主菜不同。可以事先问清是替换还是简配。

开席时间的把握

开席时间一般会往后留二十到三十分钟等客人。但拖太久会影响后面的流程，建议由总管统一把握。

空桌的观感问题

如果备桌开了却空着，可以用屏风遮一下，或者把桌布和餐具撤走。视觉上不至于太突兀。

座位表临时调整

临时到场的人尽量安排在原本留有空位的桌上，不要整桌重排。改得越多，越容易出错。

备桌和坐席怎么衔接

备桌最好安排在靠后的位置，与主桌拉开距离。这样即使不开或者坐不满，也不会影响主场的观感。

婚礼当天谁负责对接酒店

建议由总管或者一位亲友负责与宴会部对接，新人不要直接处理。当天的电话和信息太多，容易分神。

需要提前交给酒店的几样东西

通常在当天上午交给宴会部：座位表、桌面卡、酒水数量、仪式环节的时间点、以及特殊饮食需求。

万一开不了席

如果因为人数远超预期无法开席，可以请酒店在相邻区域加开简易餐位，先把人安置下来，再补上菜品。不要让客人在门口等。

酒水按桌数怎么备量

白酒一般按每桌一瓶半准备，红酒每桌一瓶，饮料按人数估算并留出两成余量。开了没喝完的可以退，未开封的通常也能退，提前问清退换规则。

跟宴会部交接时要盯的三件事

一是座位表有没有按最新版本摆好，二是酒水和备桌数量有没有写进交接单，三是开席时间由谁确认。这三件对了，当天基本不会出大岔子。

前一天的确认清单

打电话给酒店之前，先把这几项算清楚：

项目	数字
已确认到场	176 人
待确认	22 人
现有桌数	18 桌
建议备桌	2 桌

数字列出来，决定会容易得多。

回到你手上

备桌要不要开，本质是一次概率判断。把已确认和待确认的人数分开算，前一天下午集中确认一轮，再对照酒店的备桌规则做决定。把备桌条款写进合同，当晚那通电话就不会那么难接。

类似情况怎么处理

备桌不开也要收费吗

取决于合同约定。有的酒店不收费，有的按一定比例收取备餐费。订场地时就应把这一条写清楚。

临时来了客人怎么安排

可以让酒店在已开的桌上加位，或启用备桌。座位尽量安排在原本留空的桌，避免大面积重排。